La primera auditoria supone una novedad en la empresa, por lo que todavía no es conocido el procedimiento habitual que se sigue para realizar el trabajo. Por el hecho de ser la primera auditoria, la preparación de documentación, así como las reuniones que se van a mantener con el auditor, serán más largas y complicadas que en auditorias posteriores.

Analisis preliminar

El auditor de cuentas realiza una serie de trabajos preliminares al inicio de la auditoria. En concreto, el auditor debe analizar las especificidades de la compañía y del sector en el que trabaja.

A partir de ahí, la base fundamental para el trabajo de revisión de auditoria la constituye la información contable, por ello se debe haber previsto este proceso y estar preparado. Con anterioridad a la llegada de los auditores, la empresa debe tener la administración puesta al día y, por supuesto, la contabilidad que va a ser auditada debe estar perfectamente cerrada.

 

Documentación básica de empresa

Es habitual que el auditor envíe un listado de documentación contable básica que va a necesitar para realizar su trabajo, para que ésta sea preparada con anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de auditoria. Este listado constituirá un check-list de información a comprobar. El listado de documentación debe solicitarse con tiempo suficiente para que se pueda preparar adecuadamente.

En líneas generales, la información necesaria para iniciar el trabajo incluirá la siguiente documentación:

  • En el caso de primera auditoria, pedirá una copia de las escrituras de constitución de la sociedad y todos aquellos cambios que se hayan producido en los estatutos sociales, ya sean ampliaciones de capital, cambio de domicilio social, modificaciones en los órganos de administración o cualquier otra modificación estatutaria.
  • Balance de sumas y saldos a nivel de cuentas contables, al máximo detalle, a la fecha de cierre del ejercicio o del cierre intermedio.
  • Cuentas Anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio con todo su contenido: balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria de la empresa. Si se trata de la revisión de un cierre intermedio, será necesario el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Relación de modelos de liquidación de impuestos presentados durante el ejercicio: modelos relativos al impuesto de sociedades, liquidación de IVA y de retenciones.
  • Relación de asesores legales externos de la empresa, incluyendo la dirección y datos de contacto de los mismos.
  • Solicitud de acceso a los libros de actas de la sociedad cuando los auditores vayan a realizar el trabajo. No se solicita copia de las actas, pero sí que se debe permitir a los auditores leer las actas de Consejo de Administración y las de Junta de Accionistas. Ello obliga a tener puestos al día ambos libros de actas.
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